Comment une entreprise du secteur des résidences services seniors a-t-elle décentralisé la gestion de ses contrats RH et résidentiels grâce à Osidoc ?
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Autonomie des résidences
Conformité automatisée
RH/Juridique = pilotage
Contexte du client
Cet acteur majeur du secteur des résidences services seniors (RSS) propose à ses clients un accompagnement quotidien (repas, aide à la toilette, activités, etc.) au sein d’appartements adaptés.
L’organisation repose sur un réseau national de résidences, chacune devant gérer localement :
Des contrats RH, notamment pour le recrutement fréquent de saisonniers, parfois du jour pour le lendemain ;
Des contrats de location et de services, liés à l’installation des nouveaux résidents.
La production de ces documents était centralisée au siège, ce qui ralentissait fortement les opérations. L’entreprise devait trouver une solution pour accélérer les processus de contractualisation sur le terrain tout en maintenant un haut niveau de conformité.
L’intervention Osidoc
Pour répondre à ces enjeux, l’entreprise a fait appel à Osidoc afin de digitaliser, automatiser et décentraliser la rédaction des documents sensibles. Le projet a permis :
L’autonomie complète des résidences dans la production des contrats RH et résidentiels, sans passer par le siège ;
L’exploitation de modèles conçus et validés par les équipes RH et juridiques centrales, garantissant conformité et cohérence métier ;
La mise en place d’un moteur de règles avancées avec contrôles de cohérence, parcours guidés et validation dynamique des données ;
Une intégration directe aux bases de données internes, éliminant les erreurs liées à la ressaisie ;
L’urbanisation d’Osidoc dans l’infrastructure technique de l’entreprise, comme canal documentaire central ;
Un parcours de production entièrement digitalisé, de la saisie à la validation finale.
Les résultats
Depuis le déploiement d’Osidoc, les équipes locales sont en mesure de produire leurs documents en toute autonomie :
Accélération significative des délais de production, permettant de réagir à des besoins de recrutement ou d’accueil en temps réel ;
Élimination des erreurs de saisie, même sur des contrats sensibles à forte valeur juridique ;
Réorganisation du rôle des départements RH et juridiques du siège, désormais repositionnés comme business partners supervisant les modèles et accompagnant les projets d’automatisation ;
Osidoc est devenu un outil central et structurant dans l’écosystème documentaire de l’entreprise ;
L’ensemble des processus est aujourd’hui industrialisé et incontournable dans le quotidien des résidences.
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