Comment Osidoc a-t-il simplifié la gestion des documents collaborateurs d’une grande banque française ?
Démo / Contact
Blog
Plusieurs centaines d’utilisateurs Osidoc en France uniquement
Exploitation d’Osidoc en mode batch, transactionnel et interactif
Documents : contrats, avenants, demandes de tout type (avenant télétravail, …)
Contexte du client
La banque faisait face à des difficultés significatives dans la gestion et la rédaction de documents liés aux collaborateurs (avenants, demandes de congés, etc.). Voici les principaux défis rencontrés :
Processus lourds et coûteux : la création et la mise à jour de documents nécessitaient des longs processus incluant des développements sur mesure par les équipes informatiques et une intégration au SIRH. Par exemple, la création d’un modèle de demande de congé de paternité demandait entre 6 et 12 mois de travail d’informaticien, ce qui engendrait des coûts importants.
Centralisation : toute la rédaction et la validation des documents était centralisée au siège de la banque. Cette centralisation allongeait les délais de traitement des demandes ainsi qu’un déphasage entre les outils centraux et la réalité du terrain.
Manque de flexibilité : les évolutions des chartes graphiques et des règles métiers devaient suivre un cycle en V, ajoutant des délais et des coûts informatiques conséquents.
Périmètre restreint de l’automatisation : en raison de la rigidité des processus existants, toute intégration de spécificité d’entités locales étant longue à mettre en œuvre, les rédacteurs s’appuyaient fréquemment des modèles Word pour pallier aux carences de l’outil d’automatisation. Cela conduisait à des erreurs récurrentes et à des retraitements fréquents, avec des remontées d’erreurs à la Direction Générale du Groupe.
Retraitement dans des systèmes tiers : les erreurs fréquentes nécessitaient des retraitements dans différents environnements applicatifs tiers tels que la GED, la paie, etc., rendant l’ensemble du processus plus complexe et coûteux.
L’intervention Osidoc
Osidoc a été introduit pour redéfinir les processus d’automatisation et l’intégration parmi les applications métiers :
Automatisation des modèles de concert avec les RH : le projet d’automatisation a été mené avec les experts métiers experts de sorte à intégrer le maximum de contrôles de validations des données saisies dans les formulaires de saisies des documents.
Personnalisation des documents : Osidoc a pris en charge les demandes de personnalisations des documents en fonction de besoins spécifiques des différents sites opérationnels.
Amélioration des processus de gestion : mise en place d’une gestion documentaire dématérialisée incluant l’envoi automatisé de courriels, le stockage dans le coffre-fort numérique des salariés, l’e-signature, et même l’envoi de lettres recommandées automatiques.
Intégration avec les systèmes tiers : Osidoc a automatisé l’alimentation des systèmes tiers comme le SIRH et la GED, assurant une synchronisation parfaite et éliminant le besoin de retraitements manuels.
Les résultats
L’intégration d’Osidoc a transformé la gestion des documents collaborateurs au sein de cette grande banque française, générant des résultats significatifs :
Accélération des processus de création et mise à jour des modèles et réduction des coûts en ressources informatiques : Osidoc a facilité l’automatisation des modèles RH et de réduire considérablement l’intervention de la DSI pour toute création ou mise à jour de modèles.
Décentralisation et automatisation des processus : Osidoc a permis le déport des fonctions de rédaction de documents directement dans les sites opérationnels, tout en offrant une validation automatique ou, si nécessaire, centralisée au siège. Cette décentralisation a réduit la dépendance à l’égard du siège et a permis une gestion plus rapide et flexible des documents.
Extension du périmètre de l’automatisation et réduction des erreurs et des retraitements : grâce à la prise en compte des besoins d’adaptation et de règles particulières, le recours à Word pour rédiger des documents s’est réduit. Par conséquent, les documents ont gagné en fiabilité de sorte à permettre un envoi automatique aux applications tierces (GED, etc.) sans nécessiter aucun retraitement.
Gestion sans papier : effet de bord de l’amélioration de l’intégration, le recours aux impressions pour valider le document s’est considérablement réduit au profit d’un process de rédaction entièrement dématérialisé.
Amélioration de l’efficacité opérationnelle : l’intégration d’Osidoc a permis une gestion documentaire fluide, efficace et flexible, en phase avec la réalité des besoins sur le terrain, et a positionné la banque comme un acteur moderne et agile dans la gestion des ressources humaines.
En conclusion, l’intervention d’Osidoc a permis à cette grande banque d’optimiser radicalement la gestion de ses documents RH, offrant des bénéfices en termes de coûts, de temps et de qualité, tout en améliorant la satisfaction et la productivité des collaborateurs.
Démo / Contact