Étude de cas :

Banque

Grand groupe bancaire international :

Décideurs : DRH

Projet : Traitement des évolutions de carrières et distribution d’actions d’un grand groupe bancaire 

3

Avant :

  • Sensibilité du sujet générant un stress auprès des collaborateurs en charge du projet chaque année
  • 2 informaticiens à plein temps mobilisés toute l’année
  • Durée des campagnes 6 mois
  • Manque de flexibilité pour les évolutions des documents évolution de carrière et distribution d’actions tant de charte graphique que des évolutions des règles métiers
  • Validation avec impressions multiples avant émission
  • Erreurs récurrentes générant de nombreux « retraitements » et remontées des erreurs à la
    DG Groupe, …
  • Retraitement dans différents environnements applicatifs tiers : GED, système de gestion de carrière, paie, …

Après :

  • Plus de stress des collaborateurs en charge du projet
  • Plus d’informaticien
  • Campagnes traitées en moins d’un mois
  • Prise en compte immédiate des changements de tout type : changement de règles métier, changement de présentation des documents
  • Validation par les règles métier
  • Plus d’impression intermédiaire
  • Plus aucune erreur et de remontée à la DG
  • Plus de papier : envoi automatisé de courriel, coffre-fort du salarié
  • Alimentation automatique des systèmes tiers

Documents : Évolutions de carrière, distribution d’action, courriels 5 utilisateurs Osidoc

Mode d’exploitation : Exploitation multilingue de la solution, Exploitation d’Osidoc en mode interactif et batch

Projet : Rédaction de tout document en relation avec le collaborateur

3

Avant :

  • Process assistés développés par l’informatique et intégrés au SIRH
  • Coût d’un process assisté : 6 à 12 mois d’informaticien (exemple : avenant réduction temps de travail, avenant télétravail, demande de congés de paternité, …)
  • Centralisation de l’ensemble de la rédaction et validation des documents au siège à Paris
  • Manque de flexibilité pour les évolutions tant de charte graphique que des évolutions des règles métiers : cycle en V avec coût informatiques correspondant
  • Aucune personnalisation
  • Utilisation de modèles Word face aux carences, vitesse de mise à jour et coûts de
    l’informatique
  • Sensibilité du sujet générant un stress auprès des collaborateurs concernés
  • Validation avec impressions multiples avant émission
  • Lenteur des process avec déphasage des outils centraux avec la réalité du terrain
  • Erreurs récurrentes générant de nombreux « retraitements » et remontées des erreurs à la DG Groupe, … 
  • Retraitement dans différents environnements applicatifs tiers : GED, paie, …

Après :

  • Plus de stress des collaborateurs
  • Plus d’informaticien
  • Déport des fonctions de rédaction dans les sites opérationnel avec validation automatique ou centralisée au siège
  • Vitesse de traitement et cohérence d’ensemble SIRH
  • Prise en compte immédiate des changements de tout type : changement de règles métier, changement de présentation des documents
  • Personnalisation les documents produits
  • Validation par les règles métier : automatisation
  • Plus d’impression intermédiaire
  • Plus aucune erreur
  • Plus de papier : envoi automatisé de courriel, coffre-fort du salarié, e-signature, lettres recommandées automatiques
  • Alimentation automatique des systèmes tiers, SIRH, GED, …

Documents : Contrats, avenants, demandes de tout type (avenant télétravail, demande de congés de paternité, autorisations d’absence, …)➔gestion de la relation avec le collaborateur.

Plusieurs centaines d’utilisateurs Osidoc en France uniquement

Mode d’exploitation : Exploitation d’Osidoc en mode batch (génération en masse des contrats saisonniers), transactionnel et interactif

Crédit Mutuel / Groupe ARKEA :

Décideurs : DSI et Editique

Projet : Industrialisation du document poste de travail en backoffice : 370 agences plus de 20 sociétés

3

Avant :

  • Exploitation de modèles Word car les outils mise en place par l’informatique ne correspondaient pas aux besoins
  • Gestion du papier à entête des entités traitées par les agences avec les espaces de stockage correspondant
  • Customisation des modèles Word par presque chacun des utilisateurs : pas de réelle charte graphique, fautes d’orthographe, document sans conformité, …
  • Circuits de validation avec de multiples impressions intermédiaires
  • Spécialisation des utilisateurs par process
  • Lenteur des réponses
  • Utilisation des moyens d’impression locaux, service courrier
  • Perte des informations dans de nombreux cas au niveau des dossiers client
  • Retraitement dans différents environnements applicatifs tiers : applications métiers…), GED, BI, …
  • Saisie Excel des statistiques de traitement de courrier du backoffice par les responsables d’agence : BI

Après :

  • Exploitation unique de l’outil Osidoc avec suppression de Microsoft Word des postes de travail
  • Mise à jour centralisée des modèles
  • Traçabilité de tous les courriers
  • Suppression du papier à entête
  • Banalisation des process à tous les utilisateurs et sans formation à Osidoc
  • Conformité des contenus et des présentations avec personnalisation des réponses
  • Circuits de validation automatisé sans aucune impression intermédiaire
  • Réponses immédiates aux clients
  • Optimisation de la publication des documents : Utilisation des moyens centraux d’impression pour les clients sans adresse courriel o Envoi de courriels avec les documents en pièces attachées ou dans le corps du courriel
  • Suppression des imprimantes locales des agences
  • Suppression des services courrier des agences
  • Retraitement automatisé dans différents environnements applicatifs tiers : applications métiers GED, BI, …
  • SI intègre et cohérent en temps réel sans ressaisie
  • Données statistiques automatisée pour la BI

Documents : Lettre de tout type (réponse à des réclamations, demande de renseignement, demandes commerciales, … ce, jusqu’à des offres commerciales de crédit, … (documents simples et complexes), courriels

5.000 utilisateurs Osidoc en interactif

Natixis et Crédit Agricole CIB – Direction juridique Corporate :

Décideurs : Direction juridique

Projet : Déport de la rédaction des documents contractuels au niveau des entités opérationnelles dans le monde : hedge fund, asset manager, final terms, FBF, …

3

Avant :

  • Exploitation de modèles Word car les outils mise en place par l’informatique ne correspondaient pas aux besoins
  • Publication des modèles et notice de remplissage au niveau opérationnel avec tableaux Excel de liaison avec la direction juridique centralisée
  • Retraitement par la direction juridique de tous les documents contractuels avec allers- retours
  • Circuits de validation avec de multiples impressions intermédiaires
  • Spécialisation des utilisateurs par process
  • Lenteur des réponses
  • Utilisation des moyens d’impression locaux, service courrier
  • Perte des informations dans de nombreux cas au niveau des dossiers client
  • Retraitement dans différents environnements applicatifs tiers : applications métiers, GED,
    Compliance, BI, …

Après :

  • Exploitation unique de l’outil Osidoc avec suppression des modèles Microsoft Word
  • Mise à jour centralisée des modèles Traçabilité de tous les modèles
  • Suppression du papier à entête
  • Banalisation des process à tous les utilisateurs et sans formation à Osidoc
  • Conformité des contenus et des présentations avec personnalisation des réponses
  • Circuits de validation automatisé sans aucune impression intermédiaire
  • Réponses immédiates aux clients
  • Optimisation de la publication des documents : Utilisation des moyens centraux d’impression pour les clients sans adresse courriel
  • Envoi de courriels avec les documents en pièces attachées ou dans le corps du courriel
  • Retraitement automatisé dans différents environnements applicatifs tiers : applications métiers (j’ai écrit le …), GED, BI, …
  • SI intègre et cohérent en temps réel sans ressaisie

Documents : Lettre de tout type et contrats complexes dans tous les domaines, courriels

Plusieurs centaines utilisateurs Osidoc

Mode d’exploitation : Exploitation multilingue de la solution, Exploitation interactive de la solution

Assurance

Natixis Life France, Luxembourg et Belgique :

Décideurs : Direction juridique et commerciale

Projet : Process de souscription en assurance vie utilisé par le réseau commercial indirect + exploitation backoffice urbanisé à l’ERP Solife (éditeur Vermeg) et Custy (éditeur de même nom) 

3

Avant :

  • Exploitation d’environ 42 préimprimés pour la contractualisation, le tout multiplié par le nombre de langues gérées
  • Stockages multiples des préimprimés
  • Publication des préimprimés à tout le réseau commercial avec les modes d’emploi
  • Formations physiques des commerciaux aux produits à vendre et modalités de remplissage des préimprimés
  • Saisie manuelle de la totalité des données de souscription par les commerciaux et collecte des pièces légales obligatoires : généralement au restaurant 😊
  • Remontée physique des préimprimés complété au backoffice centralisé à Luxembourg, Paris, Bruxelles
  • Saisie des données par le backoffice dans les applications métiers
  • Scoring des offres commerciales et validation ou retours et échanges multiples avec les commerciaux : il manque une pièce, le préimprimé n’est pas le bon, …
  • Lenteur des réponses impliquant le renoncement des commerciaux et généralement des clients
  • Perte de commerciaux des réseaux face à la lenteur de traitement des back-offices
  • Retraitement dans différents environnements applicatifs tiers : applications métiers, GED, Compliance, BI, …
  • Process Microsoft Word pour tous les actes de gestion en backoffice

Après :

  • Exploitation unique de l’outil Osidoc avec suppression de tous les préimprimés
  • Suppression des formations des commerciaux
  • Centralisation de la publication : courriels, e-signature, …
  • Remontée automatique des données aux back-offices avec scoring quasi-immédiat
  • Conformité des contenus et des présentations avec personnalisation des offres
  • Circuits de validation automatisé sans aucune impression intermédiaire
  • Réponses quasi-immédiates aux clients
  • Retraitement automatisé dans différents environnements applicatifs tiers : applications métiers (j’ai écrit le …), GED, BI, …
  • SI intègre et cohérent en temps réel sans ressaisie
  • Urbanisation d’Osidoc pour la génération des documents en backoffice pour tous les actes de gestion

Documents : Contrats de souscription complexes, actes de gestion en backoffice (changement de clause bénéficiaire, versement complémentaire, situations annuelles, …)

Plusieurs centaines utilisateurs Osidoc Exploitation multilingue de la solution

Groupe France Mutuelle (GFM) :

Décideurs : Direction Générale et DSI

Projet : Remplacement des 3 outils éditiques de la société. Ce projet technique s’est transformé en projet métier de digitalisation des process.

3

Avant :

  • Exploitation d’un outil « maison » développé en interne en mode interactif et intégré à l’ERP AIA (éditeur CSC)
  • Exploitation d’une solution batch du marché
  • Exploitation des outils de développement de report Cristal Report, Jasper Report en mode transactionnel
  • Coût des développements informatiques trop important
  • Lenteur de réactivité de mise à jour des documents
  • Frein business à la création de nouveaux produits 

Après :

  • Urbanisation d’Osidoc dans les 3 modes
  • Intégration avec les solutions tiers AIA, Salesforce, GED, publication de masse (printing, emailing, …)
  • Optimisation de la publication des documents
  • Rationalisation des process

Documents : Documents simples et complexes associés à tous les domaines de l’entreprise

Plusieurs centaines utilisateurs Osidoc

Mode d’exploitation : Exploitation multilingue de la solution

Immobilier

BNP PARIBAS Real Estate :

Décideurs : DSI

Projet : Domaine transaction, location, RH, … « éditique »

3

Avant :

  • Production de documents commerciaux, location, gestion, … à base de fusion publipostage
  • 600 commerciaux qui passent plus de 50 % de leur temps sur les offres commerciales au lieu de faire du commerce
  • Pas d’éditique au sens SI

Après :

  • Urbanisation d’Osidoc dans le SI de BNPP RE en tant qu’outil éditique
  • Mise en œuvre d’Osidoc pour la génération automatique de offres commerciale en mode transactionnel pour la suppression de tous les process semi-automatiques export de données et fusion publipostage Microsoft Word
  • Intégration de 3 produits du marché pour la génération des offres : SAP, SIBEL et un système de géolocalisation
  • Mise en œuvre du nouveau module Osidoc Powerpoint avec automatisation totale de la génération des offres commerciales, y compris la génération de documents Powerpoint
  • Autres projets faits après la mise en œuvre d’Osidoc directement par les équipes métier, MOA, AMOA et DSI du client : o Générationdebaux
  • Production des documents contractuels salariés
  • Contrats de tout type en construction, transaction, gestion, location o Courriers de tout type et tous domaines en backoffice 

Documents : Construction, vente, location, gestion (du plus simple au plus complexe)

Plusieurs centaines utilisateurs Osidoc

Mode d’exploitation : Exploitation d’Osidoc dans toutes ses formes (batch, transactionnel, interactif) et complètement urbanisé. Création d’un service interne Osidoc à la DSI pour « servir » tous les clients internes dans tout les domaines (profils MOA ou AMOA)

FNAIM : syndicat immobilier fédérant 10.000 agences :

Décideurs : DG, DSI, … tout le monde … car adhérent …

Projet : tous les domaines de l’immobilier (transaction, location, RH, … ) + lien ERP + e-signature

3

Avant :

  • La direction juridique assure la mise à disposition de préimprimées pour ses adhérents, les 10.000 agences dans tous les domaines
  • La direction juridique utilise Microsoft Word pour la création et la mise à jour des préimprimés
  • Les documents Word validés en internes sont transmis à un graphiste pour la mise en forme des préimprimés
  • Le DJ de FNAIM valide les documents produits pas le graphiste
  • Le graphiste envoie les documents à un imprimeur pour les « bon à tirer »
  • Validation par le Graphiste et la DJ pour la production des préimprimés
  • L’imprimeur, après bons à tirer informe les 10.000 agences de la disponibilité des préimprimés pour commande à l’imprimeur
  • La DJ en parallèle met à disposition des documents Word sur le site de ses adhérents et également à un éditeur de logiciel ERP immobilier partenaire de la FNAIM distribué auprès des adhérents pour intégration dans une rédaction automatisée
  • Temps des mises à jour des préimprimés : minimum 6 mois
  • Risque opérationnel de la non-conformité des documents des agences : minimum 6 mois à plusieurs années car les préimprimés sont commandés en nombre à l’imprimeur pour bénéficier de meilleurs prix
  • Formations organisées en région par la FNAIM pour former notamment au « remplissage » des préimprimés : 40.000 commerciaux avec 4 à 6 semaines par an
  • Déphasage complet en niveau des mises à jour des documents du partenaire éditeur de l’ERP car un développement est à engager pour les mises à jour produites par la DJ (constat : documents automatisés vieux de plusieurs années … pour des raisons de coûts de développement)
  • Un sondage à montré que plus de 90 % des mandats de vente produits par le réseau FNAIM étaient faux et donc dénonçables du point de vue juridique (notamment pour une clause mandataire fausse)

Après :

  • Suppression des préimprimes web et imprimeur : les mises à jour des documents sont entièrement assurées par la DJ
  • Mise en place de 2 utilisations d’Osidoc avec customisation du look à chaque agence : Téléchargement de préimprimés intégrant la sécurisation de la clause mandataire, (automatique et correcte) : pour les irréductibles agences, Rédaction assistée
  • Suppression des formations en région car les commerciaux se forme à travers l’usage d’Osidoc
  • Mise à jour automatisées pour tous les canaux, y compris l’ERP, l’e-signature …
  • Elimination totale du risque opérationnel d’erreur juridique (mauvaise version et utilisation)
  • Plus de stockage des préimprimés en agence (mètres carrés)
  • Rapidité de traitements logistiques par les agences

Documents : Construction, vente, location, gestion, RH, … (du plus simple au plus complexe)

40.000 utilisateurs Osidoc : 95 % en français et 5 % en anglais

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