Comment un grand groupe bancaire a optimisé son process de souscription en assurance vie ?
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Contrats de souscription complexes
Plusieurs centaines d’utilisateurs
Exploitation multilingue d’Osidoc
Contexte du client
Un grand groupe bancaire international, acteur majeur dans les secteurs de la finance et de l’assurance, devait gérer un processus complexe de souscription en assurance vie pour son réseau commercial indirect.
Ce groupe faisait face à plusieurs défis :
Gestion de préimprimés : La contractualisation reposait sur environ 42 préimprimés pour chaque langue gérée, entraînant des coûts élevés de stockage, de distribution, et une lourdeur dans la mise à jour des documents.
Formation chronophage : Les équipes commerciales devaient suivre des formations spécifiques pour chaque produit et pour l’utilisation des préimprimés, mobilisant du temps sans gains réels en efficacité opérationnelle.
Saisie manuelle fastidieuse : La collecte et la saisie des données de souscription étaient compliquées en mobilité, avec un risque élevé d’erreur lié à la manipulation de multiples documents papier.
Validation longue et ressaisie : Les documents papier étaient envoyés physiquement à différents back-offices européens, nécessitant une ressaisie manuelle et des échanges multiples avec les commerciaux. Ce processus générait des retards, des frustrations et un risque de perte d’opportunités commerciales.
Multiplicité des systèmes : La ressaisie dans divers environnements applicatifs (GED, conformité, BI…) entraînait une complexité administrative supplémentaire et des risques d’erreur.
L’intervention Osidoc
Pour relever ces défis, Osidoc a été déployé afin de digitaliser, rationaliser et sécuriser les processus de souscription ainsi que le traitement des actes de gestion en backoffice. Les actions clés menées incluent :
Suppression des préimprimés : Digitalisation complète des documents de souscription, avec modèles administrables en temps réel par les directions métiers. Les documents sont personnalisés en fonction du réseau, du client, du produit et de la langue.
Déploiement auprès des forces commerciales : Accès sécurisé via une authentification multi-SSO, avec un portail Osidoc frontal communiquant avec les systèmes de backoffice.
Autonomie des utilisateurs : L’interface intuitive d’Osidoc permet une prise en main sans formation spécifique, remplaçant les formations traditionnelles.
Saisie assistée et contrôlée : Réduction du temps de saisie grâce à une interface intelligente, avec possibilité de préparer les dossiers en amont.
Validation accélérée : L’alimentation automatique du backoffice permet une validation et une signature électronique quasi instantanées après scoring.
Production documentaire backoffice intégrée : Osidoc intervient également dans le traitement d’actes de gestion (changement de clause bénéficiaire, versements complémentaires, etc.), en temps réel ou en batch.
Intégration dans le système d’information : Suppression des ressaisies grâce à une alimentation automatique des différents outils (GED, BI, signature électronique, contrôles réglementaires…).
Mise en œuvre rapide et peu consommatrice en ressources IT : L’intégration technique est légère, avec une implémentation menée principalement par les métiers accompagnés des consultants Osidoc.
Les résultats
L’intervention d’Osidoc a permis de réaliser des gains significatifs en termes de performance et de satisfaction client :
Gain de parts de marché grâce à la réduction drastique des délais de validation et de signature.
Fidélisation des réseaux commerciaux par une expérience simplifiée, rapide et sécurisée.
Offres personnalisées et conformes sans besoin de formation spécifique, limitant les erreurs.
Hausse de la productivité administrative grâce à la suppression des préimprimés, des formations, des ressaisies et des lourdeurs logistiques.
Système d’information cohérent et unifié, avec une urbanisation complète d’Osidoc permettant la gestion documentaire aussi bien en front qu’en backoffice.
En résumé, Osidoc a permis à ce groupe bancaire de transformer un processus manuel complexe en une chaîne de souscription totalement digitalisée, rapide et orientée client, renforçant significativement sa compétitivité sur le marché.
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