Comment Osidoc a-t-il permis à Royal Touring Belgique de moderniser ses processus documentaires et de réduire drastiquement ses coûts d’impression ?
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Dématérialisation des flux documentaires
Réduction drastique des coûts d’impression
Référentiel unique et efficacité renforcée
Contexte du client
Avant l’intégration d’Osidoc, Royal Touring Belgique, acteur majeur de l’assistance routière et des services à la mobilité, s’appuyait sur un écosystème documentaire fragmenté :
- Plusieurs outils d’éditique batch et transactionnels intégrés dans les applications métier,
- Une forte dépendance à l’impression de masse, externalisée auprès d’un prestataire spécialisé.
Cette organisation engendrait de nombreux freins opérationnels :
- Des coûts d’exploitation élevés : Entre les outils multiples, les impressions massives, la mise sous pli, l’affranchissement et l’envoi postal, la gestion documentaire représentait une charge lourde pour l’organisation.
- Une gestion complexe des modèles : Plusieurs référentiels coexistaient, rendant la maintenance fastidieuse et risquée.
- Une faible réactivité : Les délais de mise à jour des documents étaient longs et dépendaient de plusieurs intervenants techniques ou prestataires externes.
L’intervention Osidoc
Pour relever ces défis, Royal Touring Belgique a choisi Osidoc comme socle unique de gestion documentaire :
- Urbanisation d’Osidoc dans les applications métier : La solution a été progressivement intégrée dans les systèmes utilisés par les différentes entités de l’organisation.
- Centralisation des modèles : Osidoc a permis la mise en place d’un référentiel documentaire unique, garantissant cohérence et fiabilité dans la production des documents.
- Dématérialisation massive : Une grande majorité des flux documentaires ont été numérisés. Selon la typologie des documents, l’envoi postal a été remplacé par des solutions électroniques intégrées, évitant ainsi l’impression, la mise sous pli et l’affranchissement.
Les résultats
- Réduction significative des coûts : La dématérialisation et l’unification des outils ont permis de diminuer fortement les dépenses liées à l’impression et à la gestion des flux papier.
- Gain d’efficacité opérationnelle : L’automatisation des flux et la centralisation des modèles ont réduit les erreurs, accéléré les traitements, et renforcé la réactivité face aux besoins des métiers.
- Transition numérique réussie : L’adoption d’Osidoc a facilité le virage digital de l’organisation, tout en maintenant un haut niveau de service pour ses clients et partenaires.
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