Projet : Tous les domaines de l’immobilier (transaction, location, RH, … ) + lien ERP + e-signature
Décideurs : Directeur général et DSI
AVANT :
- La direction juridique assure la mise à disposition de préimprimées pour ses adhérents, les 10.000 agences dans tous les domaines
- La direction juridique utilise Microsoft Word pour la création et la mise à jour des préimprimés
- Les documents Word validés en internes sont transmis à un graphiste pour la mise en forme des préimprimés
- Le DJ de FNAIM valide les documents produits pas le graphiste
- Le graphiste envoie les documents à un imprimeur pour les « bon à tirer »
- Validation par le Graphiste et la DJ pour la production des préimprimés
- L’imprimeur, après bons à tirer informe les 10.000 agences de la disponibilité des préimprimés pour commande à l’imprimeur
- La DJ en parallèle met à disposition des documents Word sur le site de ses adhérents et également à un éditeur de logiciel ERP immobilier partenaire de la FNAIM distribué auprès des adhérents pour intégration dans une rédaction automatisée
- Temps des mises à jour des préimprimés : minimum 6 mois
- Risque opérationnel de la non-conformité des documents des agences : minimum 6 mois à plusieurs années car les préimprimés sont commandés en nombre à l’imprimeur pour bénéficier de meilleurs prix
- Formations organisées en région par la FNAIM pour former notamment au « remplissage » des préimprimés : 40.000 commerciaux avec 4 à 6 semaines par an
- Déphasage complet en niveau des mises à jour des documents du partenaire éditeur de l’ERP car un développement est à engager pour les mises à jour produites par la DJ (constat : documents automatisés vieux de plusieurs années … pour des raisons de coûts de développement)
- Un sondage à montré que plus de 90 % des mandats de vente produits par le réseau FNAIM étaient faux et donc dénonçables du point de vue juridique (notamment pour une clause mandataire fausse)
APRÉS :
- Suppression des préimprimes web et imprimeur : les mises à jour des documents sont entièrement assurées par la DJ
- Mise en place de 2 utilisations d’Osidoc avec customisation du look à chaque agence : Téléchargement de préimprimés intégrant la sécurisation de la clause mandataire, (automatique et correcte) : pour les irréductibles agences, Rédaction assistée
- Suppression des formations en région car les commerciaux se forme à travers l’usage d’Osidoc
- Mise à jour automatisées pour tous les canaux, y compris l’ERP, l’e-signature …
- Elimination totale du risque opérationnel d’erreur juridique (mauvaise version et utilisation)
- Plus de stockage des préimprimés en agence (mètres carrés)
- Rapidité de traitements logistiques par les agences
Documents : Construction, vente, location, gestion, RH, … (du plus simple au plus complexe)
40.000 utilisateurs Osidoc : 95 % en français et 5 % en anglais